Als eerste wordt op de praktijk een Spend Analyse op facilitaire zaken uitgevoerd. Met deze Spend Analyse wordt de crediteuren- en contractenadministratie onderworpen aan een onderzoek. Dit levert informatie op om een aantal basisvragen te beantwoorden: wat wordt ingekocht, in welke hoeveelheden, bij wie en met welke frequentie? Daarnaast worden de contracten gecontroleerd op wetmatigheid en doelmatigheid. Tijdens een rondgang op de praktijklocatie wordt daarnaast bijvoorbeeld beoordeeld of blusmiddelen conform gestelde eisen zijn opgehangen, of er mogelijk ruimte is voor een grotere afvalcontainer die minder vaak hoeft te worden geledigd of dat er andere efficiency-verhogende, duurzame of kostenbesparende maatregelen genomen kunnen worden.
Rapporteren
Het tweede deel vindt plaats op ons kantoor. De informatie uit de Spend Analyse wordt vergeleken met de kwaliteit, service, voorwaarden en prijzen die zijn bedongen in de Raamovereenkomsten die wij hebben gesloten met leveranciers en zijn vastgelegd in de collectieve aanbiedingen. De bevindingen worden gerapporteerd aan de contactpersoon.
Beslissen
Het laatste deel vindt weer plaats op de praktijk. Alle bevindingen die zijn gerapporteerd worden besproken. Aan het einde van dit gesprek wordt besloten of de praktijk wenst deelnemer te worden en welke van de huidige contracten moeten worden omgezet naar de collectieve contracten. In specifieke gevallen is het mogelijk dat wij in onderhandeling gaan met de huidige leverancier om de bestaande overeenkomst marktconform te maken. Dit wordt dan een “individueel beheerd contract”. Op deze manier bent u altijd verzekerd van een goed contract en kunt u zich bezig houden met uw passie.
Samengevat:
Onze werkwijze is als volgt:
- Inventarisatie op de praktijk
- U ontvangt per onderwerp een samenvatting
- Na enkele weken vindt een beslissingsgesprek plaats, waarin u aangeeft of u op basis van de gevonden kansen deelnemer wordt
- U geeft aan wat u geregeld wenst te hebben
- We verbeteren de huidige contracten (optioneel bij de huidige leveranciers), zegt zo nodig contracten op en zorgt dat de verbeterde contracten starten
- Ontzorging van A tot Z
- Met respect voor bestaande relaties
- Uitsluitend betrouwbare leveranciers die de kwaliteit en service bieden die de praktijk wenst
